Rep Disciplinary Procedures | Gweithdrefn Ddisgyblu Cynrychiolwyr

This Students’ Union Disciplinary Procedure covers all academic representatives i.e. Subject Reps and School Reps including UG, PGT and PGR, allowing for a formal disciplinary process to take place for a breach of the Rep Code of Conduct.  

The Education Officer and the Executive Committee members hold responsibility for ensuring that the operations and actions of Subject and School Reps comply with the: 

• Terms of the Rep Code of Conduct 
• All Policies, Processes, and Procedures which relate to the Representation System of the Union and the University 
• Other relevant Union and University policies and procedures including the Student Charter and other such as Safety, Health & Environment, Equality and Sustainability 

Consistent breaches, or any breaches deemed serious enough by the Union will result in an individual rep referred to this disciplinary procedure. 

An Academic Rep could fall short of meeting their obligations if: 

• An individual Rep breaches the Rep Code of Conduct  
• An individual Rep breaches other relevant Union and University policies, procedures and guidance.  

This Disciplinary Procedure outlines the formal procedure to be followed in order to deal with breaches of the aforementioned measures. However, wherever possible, steps should be taken prior to the formal process to explore options such as mediation to find a resolution agreeable to all parties. For further information please look at this article: Conflict resolution and Mediation. The Swansea Students’ Union Advice and Support Centre can be brought in to assist with the mediation

1. Disciplinary Procedure for Breach of Rep Code of Conduct or for a Complaint against a Rep 

 a) Reporting 

If a breach of the Rep Code of Conduct is noted against an Academic Rep it should be reported to the Union as below 

• Complaint against Subject Rep to be reported to Union’s Academic Representation Coordinator (ARC) 
• Complaint against the School Rep to be reported to Union’s Student Voice & Opportunities Manager (SVOM) 

b) Initial Assessment 

Following an initial assessment by the ARC/SVOM, if it is found that the complaint pertains to sexual misconduct or safeguarding, then the Officer will inform the Union’s Designated Safeguarding Officer who will then report this to the relevant University team in Student Life. For all other breaches of the Rep Code of Conduct, steps mentioned below will be completed. 

c) Other investigations on same matter/complaint 

If the same matter is under investigation by the University or other external agency e.g. the Police, then this procedure may be paused pending completion of their process and the outcome from such an investigation will be considered whilst dealing with the matter. 

d) Rep Disciplinary Committees (RDC) 

The Student Voice and Opportunities Manager will constitute the following Rep Disciplinary Committees depending on whether the matter/complaint raised/reported is against the Subject Rep or the School Rep: 

i. RDC for Subject Reps 

• Education Officer (or another Full Time Officer, if EO is conflicted) as Chair  
• Two School Reps from the Education Executive Committee 
• A member of the SV Staff team is to act as Clerk and minute the meetings 

ii. RDC for School Reps 

• Nominated Full Time Officer as Chair  
• Two other Full Time Officers or Part Time officers  
• A member of the SV Staff team is to act as Clerk and minute the meetings 

e) Risk Assessment 

The concerned Rep Disciplinary Committee will complete an initial risk assessment if the same matter is under investigation by the University or an external agency and take appropriate steps to ensure safety and welfare of other Union members who could be influenced or adversely affected by continuation of the Rep in their current role. This may include temporarily removing the Rep(s) concerned from their role pending completion of the University/external or the Union process and procedure. 

f) Other considerations 

Where a Subject or School Representative holds additional roles within the Students’ Union or University, the Rep Disciplinary Committee will:  

Take into account the scope and responsibilities of these roles when assessing the impact of any breach.  

Ensure that disciplinary actions are proportionate and do not unfairly affect unrelated roles unless the breach directly impacts those responsibilities.  

Liaise with relevant departments or teams overseeing those roles to determine appropriate action, if necessary.  

Maintain confidentiality and fairness across all roles held by the individual. 

g) Support for Complainant and Respondent(s) 

The Complainant and Respondent(s) should be advised to contact Union’s Advice and Support Centre for any support that they may need in relation to this matter/complaint.  

 h) The RDC will investigate the matter by compiling all relevant evidence, seeking further information as required. The RDC Clerk will write to the respondent(s) involved giving the particulars of the complaint and/or breach of code and shall invite the individuals concerned to the committee hearing which will be convened within 10 working days, whenever possible.  

i) The complainant(s) and their witnesses, if any and respondent(s) and their witnesses, if any shall then be invited to a meeting with the RDC ensuring that the respondents are afforded a fair opportunity to present their view on the allegations or the charges brought out against them.  

j) During the investigation process and its hearings, the complainant and respondent(s) can be accompanied by one other person save that person cannot be a legal representative. The RDC should be informed in advance of the name of the accompanying person by the individuals concerned. 

k) The RDC will then deliberate and arrive at their decision in private and inform the relevant parties of the outcome. The Committee may either  

uphold the complaint/breach of Rep Code of Conduct or  

dismiss the complaint.  

l) The RDC may impose relevant penalties dependent on the severity of case and breach of the Rep Code of Conduct which shall include but not be limited to:  

• Issue a warning or reprimand by the Education Officer (for Subject Reps) or President (for School Reps) 
• Imposing a penalty or sanction   
• Expulsion from post, committees or events  
• Refer the matter to the Union Disciplinary Procedures for Student Members  
• Refer the matter to the University Disciplinary Procedures  

m) The decision, reasons, penalty (if any) and avenue for appeal shall then be communicated to the complaints) and the respondent(s) in writing as soon as practicably possible after the hearing by the Clerk. This communication shall also include their right to appeal (as outlined in Section 2 below). Relevant departments within both the Union and the University will also be notified of the outcome.  

2. Appeals Process 

a) The following are grounds for seeking to appeal a decision made by the Rep Disciplinary Committee: 

i. The Committee misjudged the facts before it 

ii. The Committee was faulty in its procedure 

iii. New evidence has come to light since the meeting(s) 

iv. The penalty imposed is out of proportion to the offence 

b) The defendant must submit the appeal to the meeting Clerk within 5 working days of being notified of the outcome by the relevant Committee. 

c) Appeal Panels for Subject and School Reps 

i. The Appeal Panel for Subject Reps will comprise of  

• a nominated Full Time Officer (other than the one who was part of the RDC), and  
• two other Full Time or Part Time Officers.  
• SV Staff nominated by SVOM will act as the Clerk for this Appeal Panel. 

ii. The Appeal Panel for School Reps will comprise of  

• a nominated member of the Senior Management Team of the Union, and  
• two other Full Time or Part Time Officers.  
• SV Staff nominated by SVOM will act as the Clerk for this Appeal Panel.  

d) All Appeal Panel members must declare their respective conflict of interest, if any. 

e) The Appeal Panel will then review appeal in private and may make the following recommendations: 

i. Reject the appeal and uphold the original decision and penalties/sanctions imposed by the RDC 

ii. Reject the appeal and uphold the original RDC decision but alter the penalties/sanctions originally imposed by RDC 

iii. Part-accept the appeal and alter the original penalties/sanctions imposed by the RDC 

iv. Accept the appeal in its entirety and withdraw any penalties/sanctions imposed by the RDC.  

g) The findings of the Appeal Panel and any penalties altered/imposed shall be confirmed in writing to the student that appealed as soon as possible after the Panel deliberations are completed by the Clerk. Relevant departments within both the Union and the University will also be notified of the outcome.  

h) There will be no further grounds to appeal. 

3. Components of Disciplinary Outcome and Appeal Letters  

To ensure clarity and consistency, all disciplinary outcomes and appeal letters should include the following elements:  

Full name and role of the respondent(s) 

• Date of the decision or appeal outcome 
• Summary of the complaint or breach 
• Description of the investigation process undertaken 
• Decision reached by the committee or panel 
• Any penalties or sanctions imposed 
• Clear instructions on the right to appeal (if applicable), including deadlines and process 
• Contact information for support services (e.g. SU Advice and Support Centre) 
• Name and role of the person issuing the letter 
• Signature block or digital signature (if applicable) 

Mae'r Weithdrefn Ddisgyblu Undeb y Myfyrwyr yn cwmpasu pob cynrychiolydd academaidd h.y. Cynrychiolwyr Pwnc a Chynrychiolwyr Ysgol gan gynnwys israddedigion, ôl-raddedigion ymchwil ac ôl-raddedigion drwy addysgu, gan alluogi proses ddisgyblu ffurfiol i ddigwydd pan fod y Cod Ymddygiad Cynrychiolwyr yn cael ei dorri.

Mae'r Swyddog Addysg ac aelodau'r Pwyllgor Gweithredol yn gyfrifol am sicrhau bod gweithrediadau a chamau Cynrychiolwyr Pwnc ac Ysgol yn cydymffurfio â:

• Thelerau’r Cod Ymddygiad Cynrychiolwyr
• Phob Polisi, Proses a Gweithdrefn sy’n ymwneud â System Gynrychioli yr Undeb a’r Brifysgol 
• Bolisïau a gweithdrefnau perthnasol eraill yr Undeb a'r Brifysgol gan gynnwys Siarter y Myfyrwyr, Diogelwch, Iechyd a'r Amgylchedd, a Chydraddoldeb a Chynaliadwyedd 

Bydd torri rheolau’n gyson, neu’n ddifrifol iawn yn arwain at gyfeirio cynrychiolydd unigol at y weithdrefn ddisgyblu hon.

Gallai Cynrychiolydd Academaidd fethu â chyflawni ei rwymedigaethau os yw: 

• Cynrychiolydd unigol yn torri y Cod Ymddygiad Cynrychiolwyr  
• Cynrychiolydd unigol yn torri polisi, gweithdrefn neu ganllawiau eraill yr Undeb a’r Brifysgol.

Mae'r Weithdrefn Ddisgyblu hon yn amlinellu'r weithdrefn ffurfiol i'w dilyn er mwyn delio â thorri'r mesurau uchod. Ond lle bynnag y bo modd, dylid cymryd camau cyn y broses ffurfiol i archwilio opsiynau fel cyfryngu er mwyn dod o hyd i ddatrysiad sy'n dderbyniol i bob parti. Mae rhagor o wybodaeth yn yr erthygl hon: Datrys Gwrthdaro a Chyfryngu. Gellir dod â Chanolfan Cyngor a Chymorth Undeb Myfyrwyr Abertawe i gynorthwyo gyda'r cyfryngu.

1. Gweithdrefn Ddisgyblu ar gyfer Torri y Cod Ymddygiad Cynrychiolwyr neu ar gyfer Cwyn yn erbyn Cynrychiolydd 

 a) Adrodd 

Os nodir bod Cynrychiolydd Academaidd wedi torri Cod Ymddygiad Cynrychiolwyr, dylid ei adrodd i’r Undeb fel a ganlyn

• Cwyn yn erbyn Cynrychiolydd Pwnc i’w hadrodd i Gydlynydd Cynrychiolydd Academaidd (ARC) yr Undeb
• Cwyn yn erbyn Cynrychiolydd Ysgol i’w hadrodd i Reolwr Llais a Chyfleoedd Myfyrwyr (SVOM) yr Undeb

b) Asesiad Cychwynnol

Yn dilyn asesiad cychwynnol gan y ARC/SVOM, os canfyddir bod y gŵyn yn ymwneud â chamymddwyn rhywiol neu ddiogelu, bydd y Swyddog yn hysbysu Swyddog Diogelu Dynodedig yr Undeb a fydd wedyn yn adrodd hyn i'r tîm perthnasol yn adran Bywyd Myfyrwyr y Brifysgol. Pan fod y Cod Ymddygiad Cynrychiolwyr yn cael ei dorri fel arall, bydd y camau a grybwyllir isod yn cael eu cyflawni.

c) Ymchwiliadau eraill ar yr un mater/cwyn 

Os yw'r un mater yn cael ei ymchwilio gan y Brifysgol neu asiantaeth allanol arall e.e. yr Heddlu, gellir oedi'r weithdrefn hon nes bod eu proses wedi'i chwblhau a bydd canlyniad ymchwiliad o'r fath yn cael ei ystyried wrth ddelio â'r mater.

d) Pwyllgorau Disgyblu Cynrychiolwyr (RDC) 

Bydd y Rheolwr Llais a Chyfleoedd Myfyrwyr yn ffurfio'r Pwyllgorau Disgyblu Cynrychiolwyr canlynol yn dibynnu a yw'r mater/cwyn a godwyd/adroddwyd yn erbyn y Cynrychiolydd Pwnc neu'r Cynrychiolydd Ysgol: 

i. RDC ar gyfer Cynrychiolwyr Pwnc 

• Swyddog Addysg (neu Swyddog Llawn-amser arall, os oes gwrthdaro gyda’r Swyddog Addysg) yn Gadeirydd  
• Dau Gynrychiolydd Ysgol o’r Pwyllgor Gweithredol Addysg 
• Aelod o dîm Staff Llais y Myfyrwyr yn Glerc i gymryd nodiadau o’r cyfarfodydd

ii. RDC ar gyfer Cynrychiolwyr Ysgol 

• Swyddog Llawn-amser Enwebedig yn Gadeirydd  
• Dau Swyddog Llawn-amser neu Swyddog Rhan-amser eraill
• Aelod o dîm Staff Llais y Myfyrwyr yn Glerc i gymryd nodiadau o’r cyfarfodydd 

e) Asesiad Risg 

Bydd y Pwyllgor Disgyblu Cynrychiolwyr dan sylw yn cwblhau asesiad risg cychwynnol os yw'r un mater yn cael ei ymchwilio gan y Brifysgol neu asiantaeth allanol ac yn cymryd camau priodol i sicrhau diogelwch a lles aelodau eraill yr Undeb a allai gael eu dylanwadu neu eu heffeithio'n andwyol gan barhad y Cynrychiolydd yn eu rôl bresennol. Gall hyn gynnwys cael gwared ar y Cynrychiolydd/wyr dan sylw o'u rôl dros dro tra bo proses a gweithdrefn y Brifysgol/allanol neu'r Undeb wedi'i chwblhau.

f) Ystyriaethau eraill 

Lle bod gan y Cynrychiolydd Pwnc neu Ysgol rôl ychwanegol o fewn Undeb y Myfyrwyr neu'r Brifysgol, bydd y Pwyllgor Disgyblu Cynrychiolwyr yn:  

Ystyried cwmpas a chyfrifoldebau'r rolau hyn wrth asesu effaith unrhyw dorri rheolau.

Sicrhau bod camau disgyblu yn gymesur ac nad ydynt yn effeithio'n annheg ar rolau anghysylltiedig oni bai bod y mater yn effeithio'n uniongyrchol ar y cyfrifoldebau hynny.

Cysylltu ag adrannau neu dimau perthnasol sy'n goruchwylio'r rolau i benderfynu ar y camau priodol, os oes angen.

Cynnal cyfrinachedd a thegwch ar draws pob rôl yr unigolyn. 

g) Cymorth ar gyfer yr Achwynydd a'r Ymatebydd(ion) 

Dylid cynghori'r Achwynydd a'r Ymatebydd(ion) i gysylltu â Chanolfan Cyngor a Chymorth yr Undeb am unrhyw gymorth sydd ei angen mewn perthynas â'r mater/cwyn hwn.

h) Bydd y RDC yn ymchwilio i'r mater drwy gasglu'r holl dystiolaeth berthnasol, gan geisio rhagor o wybodaeth yn ôl yr angen. Bydd Clerc y RDC yn ysgrifennu at yr ymatebydd(ion) dan sylw gan roi manylion y gŵyn/mater a bydd yn gwahodd yr unigolion dan sylw i wrandawiad y pwyllgor a fydd yn cael ei gynnull o fewn 10 diwrnod gwaith, pryd bynnag y bo modd.  

i) Yna gwahoddir yr achwynydd(ion) a'u tystion, os yw’n berthnasol, a'r ymatebydd(ion) a'u tystion, os yw’n berthnasol, i gyfarfod â’r RDC gan sicrhau bod yr ymatebwyr yn cael cyfle teg i gyflwyno eu barn ar yr honiadau neu'r cyhuddiadau a ddygwyd yn eu herbyn.

j) Yn ystod y broses ymchwilio a'i gwrandawiadau, gall yr achwynydd a'r ymatebydd(ion) gael eu hebrwng gan un person arall ond ni all y person hwnnw fod yn gynrychiolydd cyfreithiol. Dylai'r RDC gael gwybod ymlaen llaw am enw'r person sy'n dod gyda nhw gan yr unigolion dan sylw. 

k) Bydd y RDC wedyn yn trafod ac yn dod i benderfyniad yn breifat ac yn hysbysu'r partïon perthnasol o'r canlyniad. Gall y Pwyllgor naill ai gadarnhau'r gŵyn/toriad o’r Cod Ymddygiad Cynrychiolwyr neu wrthod y gŵyn.

l) Gall y RDC osod cosbau perthnasol yn dibynnu ar ddifrifoldeb yr achos a thorri’r Cod Ymddygiad Cynrychiolwyr a fydd yn cynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i:  

• Rhoi rhybudd neu gerydd gan y Swyddog Addysg (ar gyfer Cynrychiolwyr Pwnc) neu’r Llywydd (ar gyfer Cynrychiolwyr Ysgol) 
• Rhoi cosb   
• Diarddel o’r rôl, pwyllgorau neu ddigwyddiadau
• Cyfeirio’r mater at Weithdrefnau Disgyblu’r Undeb gyfer Aelodau
• Cyfeirio’r mater at Weithdrefnau Disgyblu’r Brifysgol 

m) Yna bydd y penderfyniad, y rhesymau, y gosb (os o gwbl) a'r llwybr apelio yn cael eu cyfleu i'r cwynwyr a'r ymatebydd/ion yn ysgrifenedig cyn gynted ag y bo'n ymarferol bosibl ar ôl y gwrandawiad gan y Clerc. Bydd y cyfathrebiad hwn hefyd yn cynnwys eu hawl i apelio (fel yr amlinellir yn Adran 2 isod). Bydd adrannau perthnasol o fewn yr Undeb a'r Brifysgol hefyd yn cael gwybod am y canlyniad.

2. Proses Apelio 

a) Dyma’r rhesymau dros apelio yn erbyn penderfyniad a wnaed gan y Pwyllgor Disgyblu Cynrychiolwyr: 

i. Camfarnodd y Pwyllgor y ffeithiau a oedd ger ei fron 

ii. Roedd y Pwyllgor yn ddifygiol yn ei weithdrefn 

iii. Mae tystiolaeth newydd wedi codi ers y cyfarfod(ydd)

iv. Mae'r gosb a osodwyd yn anghymesur â'r drosedd 

b) Rhaid i'r diffynnydd gyflwyno'r apêl i Glerc y cyfarfod o fewn 5 diwrnod gwaith i gael ei hysbysu o'r canlyniad gan y Pwyllgor perthnasol.

c) Paneli Apelio ar gyfer Cynrychiolwyr Pwnc ac Ysgol

i. Bydd Panel Apelio Cynrychiolwyr Pwnc yn cynnwys

• Swyddog Llawn-amser a enwebwyd (nid yr un oedd yn rhan o’r RDC) a  
• dau Swyddog Llawn-amser neu Swyddog Rhan-amser eraill.  
• Bydd aelod o staff Llais y Myfyrwyr a enwebwyd gan SVOM yn Glerc ar gyfer y Panel Apelio hwn. 

ii. Bydd Panel Apelio Cynrychiolwyr Ysgol yn cynnwys  

• aelod enwebedig o Uwch Dîm Reoli’r Undeb, a  
• dau Swyddog Llawn-amser neu Swyddog Rhan-amser eraill.
• Bydd aelod o staff Llais y Myfyrwyr a enwebwyd gan SVOM yn Glerc ar gyfer y Panel Apelio hwn.

d) Rhaid i bob aelod o'r Panel Apelio ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau priodol. 

e) Yna bydd y Panel Apelio yn adolygu'r apêl yn breifat a gall wneud yr argymhellion canlynol: 

i. Gwrthod yr apêl ac ategu penderfyniad a chosb wreiddiol y RDC 

ii. Gwrthod yr apêl ac ategu penderfyniad gwreiddiol y RDC ond newid cosb wreiddiol y RDC

iii. Derbyn yr apêl yn rhannol a newid cosb wreiddiol y RDC

iv. Derbyn yr apêl yn llawn a thynnu unrhyw gosb a osodwyd gan y RDC.  

g) Rhaid cadarnhau canfyddiadau'r Panel Apelio ac unrhyw gosbau a newidiwyd/osodwyd yn ysgrifenedig i'r myfyriwr a apeliodd cyn gynted â phosibl ar ôl i drafodaethau'r Panel gael eu cwblhau gan y Clerc. Bydd adrannau perthnasol o fewn yr Undeb a'r Brifysgol hefyd yn cael gwybod am y canlyniad.

h) Ni fydd unrhyw sail bellach i apelio. 

3. Cydrannau Canlyniadau Disgyblu a Llythyrau Apêl 

Er mwyn sicrhau eglurder a chysondeb, dylai pob canlyniad disgyblu a llythyr apêl gynnwys yr elfennau canlynol:

Enw llawn a rôl yr ymatebydd/wyr 

• Dyddiad y penderfyniad neu ganlyniad yr apêl
• Crynodeb o’r cwyn neu fater
• Disgrifiad o’r proses archwilio sydd wedi digwydd
• Penderfyniad y pwyllgor neu banel
• Unrhyw gosbau neu sancsiynau a osodir 
• Cyfarwyddiadau clir ar yr hawl i apelio (os yw’n berthnasol), gan gynnwys dyddiadau cau a’r broses 
• Gwybodaeth gyswllt ar gyfer gwasanaethau cymorth (e.e. Canolfan Gyngor a Chymorth Undeb y Myfyrwyr)
• Enw a rôl y person sy’n cyhoeddi’r llythyr
• Bloc llofnod neu lofnod digidol (os yw’n berthnasol)